Parece que cuando nos referimos a la gestión de proyectos nos centramos exclusivamente en las grandes compañías, pero se trata de una práctica que, actualmente, deben seguir también desde las pequeñas y medianas empresas.
Y es que las pymes cuentan con su propia estructura, con un líder que debe ser capaz de guiar a un equipo, aunque ese equipo sea pequeño o incluso se trate de un trabajador autónomo que tiene llevar a cabo ese liderazgo consigo mismo.
Se considera proyecto a cualquier esfuerzo que supone un inicio y del que se busca un resultado concreto a su término. Y la gestión de este proceso supone organizar y supervisar su desarrollo. No importa la forma ni el tamaño, porque el objetivo, al final, siempre es el mismo: ser productivo, mejorar el rendimiento y, en último instancia, alcanzar el éxito.
A continuación resumimos algunos consejos para una correcta gestión de proyectos en pequeñas empresas.
1. Define el proyecto
Es importante que el proyecto tenga una planificación concreta y que no haya lugar a la interpretación. Esto incluye definir quién es el responsable, una descripción de lo que se va a realizar, la fecha límite de finalización, una justificación del mismo y los objetivos que se desean alcanzar. Crea una lista de tareas y determina un tiempo aproximado de ejecución. Siempre con una meta realista sobre la mesa.
2. Determina también el cómo
Este plan que estás diseñando debe incluir, igualmente, cómo se harán las cosas. Establece un cronograma de tiempo y, también, un presupuesto de su desarrollo y los posibles riesgos y soluciones a los conflictos en caso de que aparezcan. La planificación del proyecto debe realizarse con toda la información que tengas a tu disposición en ese momento; ya habrá tiempo de hacer ajustes por el camino. Resultará muy útil usar un software para estandarizar procesos y gestionar el trabajo de todo el grupo.
3. Otorga responsabilidades
Aunque se trate de un equipo pequeño, es importante asignar las funciones y responsabilidades adecuadas para cada uno de sus miembros. Como líder del mismo, deberás determinar quién posee las aptitudes para hacer cada uno de los pasos necesarios y establecer unos roles concretos que estén bien definidos y sean específicos, evitando que una sola persona pueda asumir varios papeles por el mero de hecho de ser pocos.
4. Simplifica procedimientos
Algunos trabajadores pueden verse sobrepasados por una excesiva carga de trabajo y no disponer de tiempo suficiente para entregar a tiempo lo establecido en el plan inicial. Tampoco serán todo lo productivos que pueden llegar a ser. Esto repercute en la calidad del proyecto y, al final, supone una pérdida de dinero, de tiempo y de oportunidades. No dificultes las cosas y simplifica los procedimientos todo lo que puedas. Necesitan un proceso que sea sencillo y rápido, ya que un proyecto de una pequeña empresa tendrá un equipo más pequeño, un presupuesto más ajustado y quizá menos tiempo para su ejecución. Simplifica, prioriza y gestiona adecuadamente las horas disponibles.
5. Monitoriza el proceso
Por muy pequeño que pueda parecer un proyecto, si es importante para la pequeña empresa debes sentirlo como algo grande. Monitoriza el progreso y los avances, reúnete con el equipo para ver si surgen dudas o problemas, o es necesario hacer algún ajuste. Y, una vez haya terminado, vuelve a realizar una auditoría sobre los resultados y el proceso, tanto para aprender de los errores que se hayan podido cometer y mejorar en el futuro como para identificar los puntos fuertes e hitos alcanzados y repetirlos cuando sea necesario.
Como has podido comprobar, sigue siendo igual de necesaria una adecuada gestión de proyectos también desde la pequeña empresa. Y no difiere mucho del proceso de una gran organización, porque aunque el equipo pueda ser más pequeño, el presupuesto más reducido y las horas disponibles más escasas, en ambos casos se busca lograr un objetivo final que pueda suponer una oportunidad de éxito.
¿Trabajas en una pequeña empresa y no sabes cómo gestionar un proyecto? ¿Ya has realizado varios de ellos y consideras necesario incluir algún otro punto para una adecuada planificación? Estamos abiertos a todas las sugerencias que quieras aportarnos, puedes hacerlas en los comentarios.
Fuente: RedBooth
