Es sabido que el tiempo es dinero y lo que se refiere a recursos humanos y gestión de talento, este concepto no hace distinciones. Es por eso que una de las mejores formas de elevar todos los indicadores internos es apostar a la productividad laboral.
Ya sea trabajando desde la oficina o en modalidad de teletrabajo, la productividad laboral es sin dudas el mayor aliado con el que cuenta cualquier empresa grande, PyME o startup para alcanzar sus objetivos al finalizar cada trimestre del año.
Al momento de implementar nuevas metodologías de trabajo apuntadas a optimizar el desempeño, no existen recetas mágicas. Pero afortunadamente sí hay una variedad de técnicas o mejor dicho hacks de productividad que son de gran ayuda para dinamizar las tareas diarias.
El método de Jerry Seinfeld
No es chiste, el comediante es famoso también es reconocido por haber creado esta forma de trabajo. Se llama “don’t break the chain” (no rompas la cadena) y principalmente se enfoca en tomar una sola tarea y realizarla sin parar de principio a fin. Esto puede significar marcar una fecha de inicio y otra de entrega en el calendario o simplemente marcar algunas horas del día. Es ideal para la construcción de hábitos.
Técnica pomodoro
La técnica pomodoro (o técnica del tomate) fue creada por Francesco Cirillo durante sus años de universidad. El italiano que logró convertirse en un gurú de la productividad, utilizaba los viejos conocidos timers de cocina que usualmente tienen forma de tomate, para trabajar durante periodos de tiempo de 25 minutos con descansos de 10.
Kanban o método Toyota
Fue desarrollada en la automotriz en sus plantas de Japón hace más de 20 años y lograron revolucionar no solo la industria pesada sino la forma en la que hasta hoy en día se entiende la productividad. Las kanban son tarjetas similares a los post-it que se utilizan para etiquetar procesos de una tarea que se divide por etapas. En su forma más básica, en un tablero deberían estructurarse tres columnas, una de tareas pendientes, otra en proceso y una última con tareas completadas. La tarjeta con la actividad en cuestión se moverá a medida que se completen los objetivos.
Time blocking
Es sencillo pero efectivo. Independientemente de que es lo que tengamos asignado para nuestro día, el time blocking consiste en reservar periodos de tiempo largos (más de una hora y media pero menos de 3) a trabajar en una o varias tareas determinadas sin interrupción.
Must, should, want
Esta técnica se basa en el establecimiento de prioridades y la forma en la que entendemos las actividades diarias para nuestra productividad laboral. Si lo traducimos seria algo asi como tengo que, deberia, quiero. Con estos tres parámetros podemos armar listas clasificadas de la siguiente manera:
Tengo que coordinar una reunión con proveedores.
Debería analizar el reporte de ventas.
Quiero decorar mi oficina.
Esto nos ayudará a visualizar aquello que verdaderamente importa, que es urgente o que nos reportará mayores beneficios.
Reloj biológico
Esta forma de trabajo prioriza no solamente la libertad sino también el bienestar propio de la salud física y emocional. Se trata básicamente de asignarnos tareas para los momentos del día donde nuestra energía es óptima. Si eres de los que prefiere dormirse tarde (y cuentas con esa posibilidad) entonces según esta técnica lo mejor será realizar tus actividades por la noche.
La regla del 80/20
Conocida también como “el principio de Pareto” es una regla que surge de una investigación del economista italiano Vilfredo Pareto en 1906. Allí el científico logró descubrir que el 80% de los resultados de una actividad provienen del 20% del esfuerzo que uno genera. De esta manera, esta regla nos ayudará a identificar cuales son las actividades clave que realizamos y se traducen en mayor margen de ganancia y eficiencia y en consecuencia, podremos optimizar estas tareas.
Comerse la rana
Afortunadamente no se trata de comer ningún animal. Eat the frog por su nombre original es una técnica de productividad que nace de una cita famosa del autor Mark Twain:
“Comete una rana a primera hora de la mañana y nada peor te sucederá durante el resto del dia”
La frase parte de la premisa de que es preferible comenzar la jornada quitándonos de encima aquellos deberes que no sean tan placenteros para luego enfocar todas nuestras energías en tareas que nos agraden más.
Alicia en el país de las maravillas
Si recuerdas la película (o la novela) recordarás que la protagonista que describe Lewis Carrol se pierde en un mundo de fantasía al caer por un agujero de conejo. Los rabbit holes en lo que se refiere a productividad laboral son aquellas trampas que nos hacen perder la noción del tiempo. Desde las redes sociales hasta las reuniones que no terminan en toma de decisiones, esta técnica es más que nada un mantra que nos ayuda a identificar esos momentos o actividades donde perdemos por completo el foco y nos desviamos de lo importante, con el fin de no incurrir en el mismo error.
The final countdown
Como la canción de la banda de los ‘80 Europe, the final countdown se centra en trabajar con un sistema de cuenta regresiva combinado con time blocking. Tomamos un cronómetro y marcamos un periodo de tiempo (idealmente 90 minutos) y a partir de ese momento hasta que suene nuestro temporizador, deberíamos terminar las tareas que tengamos asignadas para dar paso a un descanso de 15 minutos.
El método del colibrí
Así como los colibríes vuelan de flor en flor, con esta técnica de productividad deberíamos hacer algo similar. La idea es realizar tareas en un determinado espacio físico y luego de completarlas, pasar a la siguiente estación de trabajo. Esto es ideal en modalidad de teletrabajo o homeoffice si contamos con espacios aptos. Podemos tener una reunión virtual en la sala, luego enviar mails desde el balcón y finalmente generar reportes desde la cocina. La idea es dinamizar el día cambiando de ambientes.
Lista tus objetivos
Este último método se enfoca no tanto en tareas y deberes sino en resultado. Idealmente la noche anterior a cada jornada laboral, deberíamos volcar en un bloc de notas aquellas metas que queremos lograr ya sea para el final del día, semana o mes.
